Einführung der E-Rechnung zum 1. Januar 2025!
Was Sie als Unternehmer tun müssen!
Einführung der E-Rechnungspflicht
Wir unterstützen Sie!
- ZUGFeRD – ein Hybridformat, das neben dem Datensatz ein zusätzliches PDF zur Ansicht enthält.
- XRechnung – ein reines XML-Format, das bereits in der Verwaltung genutzt wird.
Direkt zum Jahresstart 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich Mindestanforderungen zum Empfang von E-Rechnungen erfüllen. Die Einführung der E-Rechnung erfolgt dabei stufenweise und wird bis 2028 vollständig umgesetzt. Unternehmen, die sich frühzeitig und konsequent auf die neuen Anforderungen vorbereiten, vermeiden den Verlust des Vorsteuerabzugs und hohe Bußgelder.
Ihr Steuerberater in Potsdam Babelsberg hat sich frühzeitig auf diese gesetzlichen Anforderungen spezialisiert. Dr. Leon Keul und sein Team bieten Ihnen umfassende Unterstützung bei der Umstellung auf die E-Rechnung – von der Auswahl geeigneter Software bis zur Anpassung Ihrer Rechnungsprozesse. Setzen Sie schon jetzt auf eine reibungslose und gesetzeskonforme Umstellung. Handeln Sie frühzeitig, um alle Vorteile der E-Rechnung voll auszuschöpfen und finanzielle Risiken zu vermeiden.
E-Rechnung – Gesetzliche Grundlagen
Die gesetzliche Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen tritt am 01.01.2025 in Kraft. Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, in der Lage sein, eingehende elektronische Rechnungen zu verarbeiten. Egal, ob Konzern oder Einzelunternehmen.
E-Rechnung – Die richtigen Formate
Sie versenden Ihre Rechnungen per PDF und denken, es besteht kein Handlungsbedarf? Doch, das ist nicht korrekt. Ein PDF ist keine E-Rechnung, da für E-Rechnungen spezielle Vorgaben gelten.
E-Rechnung – Das sind Ihre Vorteile
Der Umstieg auf die E-Rechnung bringt Ihnen zahlreiche Vorteile. Sie arbeiten transparenter und effizienter, da Ihre kaufmännischen Prozesse vollständig digital ablaufen. Die automatisierte Verarbeitung spart Zeit und erfordert weniger Personalressourcen.
Die Zukunft der Abrechnung im B2B-Bereich
Mit dem im März 2024 beschlossenen Wachstumschancengesetz wird die Einführung der E-Rechnung die Abrechnungspraxis für B2B-Leistungen grundlegend verändern. Die neue Regelung bringt nicht nur Pflichten mit sich, sondern auch Chancen: Für viele Unternehmen wird die E-Rechnung die Zahlungsprozesse erheblich erleichtern und beschleunigen.
Zwar mögen die neuen Anforderungen und Prozesse anfangs eine Herausforderung darstellen, doch mit der richtigen Unterstützung lässt sich die Umstellung bewältigen und in effiziente Abläufe integrieren. Setzen Sie auf einen starken Partner, der Sie sicher durch den Übergang begleitet und Ihnen hilft, alle Potenziale der E-Rechnung voll auszuschöpfen.
Zeitplan zur Einführung der E-Rechnung
1. Januar 2025
Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Dazu ist eine geeignete Software erforderlich, die den XML-Anteil korrekt verarbeiten und darstellen kann, da dieser für den Vorsteuerabzug entscheidend ist.
Sie verwenden bereits DATEV Unternehmen Online? Dann erfüllen Sie bereits die Mindestanforderungen.
1. Januar 2027
Ab dem 1. Januar 2027 müssen B2B-Leistungen weitgehend in Form von E-Rechnungen abgerechnet werden. Nutzen Sie die Übergangszeit bis dahin, um geeignete Softwarelösungen zu prüfen und sich rechtzeitig und professionell aufzustellen.
Unternehmen mit einem Jahresumsatz <800.000 EUR (Vorjahr) können Umsätze noch bis Ende 2027 als Papierrechnungen oder – sofern der Empfänger zustimmt – als andere sonstige Rechnungen ohne strukturierten Datensatz abrechnen.
1. Januar 2028
Die Übergangsfrist für kleine Unternehmen (Jahresumsatz <800.000 EUR) und EDI-Verfahren ist beendet. Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen versenden.
Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller
Sonstige Rechnungen und alternative Verfahren
Bis zum 31. Dezember 2026: Umsätze können weiterhin mit Papierrechnungen oder – sofern der Empfänger zustimmt – als andere sonstige Rechnungen ohne strukturierten Datensatz abgerechnet werden.
Bis zum 31. Dezember 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von nicht mehr als 800.000 EUR (im Vorjahr) dürfen ebenfalls noch Papierrechnungen oder andere sonstige Rechnungen ohne strukturiertes Format verwenden, wenn der Empfänger dies akzeptiert.
EDI-Verfahren: Unternehmen, die für B2B-Umsätze das EDI-Verfahren nutzen, können dieses bis zum 31. Dezember 2027 beibehalten und müssen erst danach auf die E-Rechnung umstellen.
Ausnahmen
Wer ist nicht betroffen?
Die Pflicht zur E-Rechnung ab dem 1. Januar 2028 gilt für B2B-Leistungen zwischen inländischen Unternehmern, deren Umsätze umsatzsteuerpflichtig sind. Ausnahmen bestehen jedoch in folgenden Fällen:
Leistungen an Nichtunternehmer oder umsatzsteuerfreie Umsätze: Diese können weiterhin ohne besondere Formatvorschriften abgerechnet werden.
B2B-Umsätze mit Beteiligung ausländischer Unternehmer: Bei grenzüberschreitenden Leistungen ist die E-Rechnungspflicht nicht verbindlich.
Kleinbetragsrechnungen unter 250 EUR: Diese können nach wie vor als sonstige Rechnungen ausgestellt werden.
Fragen & Antworten zur E-Rechnung ab 2025
Kann ich die Umstellung vermeiden?
Risiko für Rechnungsempfänger: Unternehmen, die ab 2025 keine Infrastruktur für den Empfang von E-Rechnungen bereitstellen, riskieren den Verlust des Vorsteuerabzugs.
Bußgelder für Rechnungsaussteller: Ordnungswidrigkeiten wie das Ausstellen einer unrichtigen Rechnung können mit bis zu 5.000 € geahndet werden.
Ich erhalte E-Rechnungen mit PDF. Reicht das nicht aus?
Nein, das PDF bei Hybridformaten wie ZUGFeRD dient nur zur Ansicht und hat lediglich informativen Charakter. Der entscheidende Teil für die steuerliche Verarbeitung und den Vorsteuerabzug ist der XML-Datensatz. Daher ist eine Software notwendig, die den XML-Anteil der E-Rechnung korrekt lesen und verarbeiten kann.
Welche Software brauche ich, um E-Rechnungen lesen und verarbeiten zu können?
Für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen benötigen Sie eine Software, die den XML-Anteil korrekt darstellt, da dieser für den Vorsteuerabzug relevant ist.
Die gute Nachricht: Wenn Sie bereits DATEV Unternehmen Online verwenden, sind Sie für den Start gerüstet und müssen vorerst nichts weiter tun.
Es kann sich jedoch lohnen, Softwarealternativen auch im Hinblick auf die zukünftigen Anforderungen zu prüfen. Zahlreiche Programme wie z.B. Lexware Office (ehemals LexOffice) bieten umfassende Unterstützung für den E-Rechnungsempfang und die -verarbeitung an.
Welche Vorteile habe ich durch die zeitnahe Umstellung auf die E-Rechnung?
Die E-Rechnung ermöglicht nicht nur die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, sondern bietet auch die folgenden Vorteile:
Automatisierte Zahlungsüberwachung und -abwicklung werden durch die Anbindung von Bankkonten möglich.
Rechnungsdaten können automatisiert in die Buchhaltung übernommen werden, was den Prozess effizienter gestaltet.
Die E-Rechnung schafft die Grundlage für einen durchgängigen und einheitlichen Rechnungsprozess – Eingangsrechnungen, unabhängig vom Format, können zentral und effizient bearbeitet und archiviert werden.
Integrierte Softwarelösungen bieten neben den vorgenannten Möglichkeiten die Erstellung von E-Rechnungen an. Sie stellen einmalig Ihre Prozesse um und sind für die Zukunft gerüstet.
Wie fange ich mit der Umstellung auf die E-Rechnung an?
Werden Sie jetzt aktiv in Sachen E-Rechnung!
Stimmen Sie sich frühzeitig mit uns als Ihrem Steuerberater ab, um die Einführung der E-Rechnung so reibungslos wie möglich zu gestalten. Nutzen Sie die enormen Vorteile der E-Rechnung, um Ihren internen Verwaltungsaufwand deutlich zu reduzieren.
Wir haben uns intensiv auf das Thema E-Rechnung vorbereitet und unterstützen zahlreiche Mandanten dabei, ihre Prozesse zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Mit unserer langjährigen Erfahrung und gezielten Beratung helfen wir Ihnen, die neuen Anforderungen nicht nur zu erfüllen, sondern auch Ihre Abläufe zu optimieren. Sparen Sie so Zeit und damit Geld!
Lassen Sie uns gemeinsam Ihre bisherigen Rechnungsprozesse prüfen und anpassen, um das volle Potenzial der E-Rechnung auszuschöpfen. Als Ihr Steuerberater in Potsdam Babelsberg stehen wir Ihnen mit Rat und Tat zur Seite und entwickeln eine maßgeschneiderte Lösung, die Ihr Unternehmen zukunftssicher aufstellt.
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